Re-post from Fly-lady Livejournal Community

New post in fly-lady community in LiveJournal.

Traditionally re-posting here the original text.

========================================
Моя организация документов

Здравствуйте и приятного вам времени суток!
Решила поделиться с вами своим способом организации документов, к которому шла несколько лет и который подстраивала под себя и в конце концов пришла к системе, которую обожаю и все-всем знакомым советую.

Много-много букв и фото под катом....



Живу с мужем, поэтому документы храним вместе. Стран проживаний и национальностей на нас двоих больше 5 поэтому количество документов из-за этого естественно увеличивается.

Общие методы хранения
1. Во-первых, все документы я храню таким образом:
в папке куча прозрачных файлов, разделенных по категориям с цветными разделителями. В каждом файле находится ОРИГИНАЛ + несколько копий (тк копии очень часто нужны, дома не у всех есть копировальная машина, да и не всегда есть время если надо что-то срочно). Таким образом у нас никогда не возникает проблем с копиями и где искать оригинал.

Когда нужно куда-то идти - просто берем соответствующую папку с собой (тк очень часто не знаешь какую еще бумажку у тебя попросят), а так все в одном месте + есть копии и не придется бегать если что.

2. Во-вторых, внутри каждой категории, документы разделены по принципу "что получили раньше - то и первое лежит", то есть сначала свидетельство о рождении, потом паспорт, потом когда-то будет пенсионный и тд и тп.

3. В-третьих, в папке с документами у нас есть наши фото, а то очень часто нужны фото, а бежать делать куда-то нет времени или желания. Ну и ничего страшного что я поменяла цвет волос :))

4. В-четвертых, все-все документы у нас уже отсканированы и хранятся в общей папке в Dropbox, к которой мы оба имеем доступ в любое время, в любом месте. В Дропбоксе все разделено по такому же принципе что и оригиналы поэтому даже муж уже не спрашивает где что лежит.

Хранение

Купила мильон разноцветных одинаковых папок размером А4.

Разделила на категории и подписала на прозрачной пленке мелко внизу. во-первых не привлекает внимание, во-вторых, для посторонних это остается просто цветными папками.

Ну а дальше все документы разделила по папкам. И вот что получилось.

Черная - дома всегда есть стратегический запас прозрачных файлов.

Наши с мужем документы сначала были в одной папки, но из-за количества стран проживаний и гражданств, количество документов увеличилось поэтому решила разделить:

Бордовая - документы мужа. Внутри по странам.

Розовая - мои документы, также по категориям

Красная - наши общие документы (свид. о браке, квартиры, потом детки будут). Здесь же есть категория копий документов ближайших родственников, ну мало ли что.

Оранжевая - медицина. Не знаю как у вас, а у нас живя на несколько стран собралось мильон всяких результатов анализов и тд и тп. Нет медицинских карточек, поэтому я все храню на всякий случай. Разделено на 2 части: моя и мужа, и внутри каждая часть по врачам (ОРЛ, гастролог и тд)

Желтая - контрольный журнал

Светло-зеленая папка - документы об учебе. Дипломы об окончании, проф.сертификаты и тд

Зеленая - документы по банкам мужа

Темно-зеленая - мои банковские документы

Темно-синяя - рабочие контракты мужа (а также всякие справки с работы)

Синяя - мои документы с мест работы

Голубая - рецепты. Но ей совсем не пользуюсь, поэтому в скором времени заменю на что-нибудь, правда пока не придумала на что

Бонусы, кто дочитал до этого места :))

Хранение ком. платежей

Ну и бонусом покажу как храню коммунальные платежи (хотя мы бумажные не получаем ив се автоматизировано ежемесячно снимается с карточки, но иногда какие-то годовые приходят).

Папка-аккордеон с разделением на тип платежей:

Хранение инструкций, гидов и гарантий

Разделила по категориям (красота, кухня, общее, компьютеры, мебель и тд), нашла папки, подписала и распределила. Красота! Даже муж знает где что :))

Спасибо большое что заглянули и извините за такой длинющий пост - хотелось поподробнее и понаглядней.

Если есть какие-либо вопросы или уточнения, то с радостью отвечу в комментариях.